PENGEMBANGAN RENCANA BISNIS INFORMATIKA

PENGEMBANGAN RENCANA BISNIS INFORMATIKA

1.      Regulasi dan Prosedur Pendirian Usaha

· Perusahaan Perseorangan (Proprietorship)

· Perusahaan Kemitraan / Partnership (Firma, CV)

· Korporasi / corporation

Ø  Perusahaan Perseorangan adalah bisnis yang dimiliki oleh seorang Pemilik

Keuntungan Perusahaan Perseorangan :

· Semua laba hanya untuk pengusaha

· Pengendalian seutuhnya

· Organisasi sederhana

· Pajak rendah

Ø  Kerugian Perusahaan Perseorangan :

· Bertanggung jawab atas semua kerugian

· Dana terbatas

· Ketrampilan terbatas

·         Tanggung jawab tidak terbatas

Ø  Perusahaan Kemitraan/Partnership

Keuntungan :

· Dana tambahan

· Kerugian ditanggung bersama

· Lebih ada spesialisasi

Kerugian :

· Berbagi pengendalian

· Tanggung jawab tidak terbatas

· Berbagi laba

Ø  Korporasi

Keuntungan :

· Tanggung jawab terbatas

· Akses terhadap modal

· Transfer kepemilikan

Kerugian :

· Biaya keorganisasian tinggi

· Transparansi publik

· Masalah keagenan

· Pajak tinggi

2.      Aspek SDM dan Organisasi

a.       SDM dan Organisasi

SDM atau sumber daya manusia adalah proses penanganan masalah pada perusahaan yang memiliki ruang lingkup mulai dari karyawan sampai manajer dan tenaga kerja lainnya yang ada dalam suatu perusahaan,biasanya terdapat pada department sumber daya manusia. Hal tersebut untuk menunjang aktifitas organisasi atau perusahaan yang bertujuan tuntuk mencapai target suatu perusahaan tersebut.

Fungsi dari SDM antara lain sebagai berikut :

a)    Rekrutment tenaga kerja

Merupakan suatu proses pencarian calon tenaga kerja atau karyawan pada suatu perusahaan, dalam tahap ini diperlukan jobdesk dan job specification.

b)   Seleksi tenaga kerja

Pada tahap ini, divisi SDM melakukan seleksi terhadap kandidat yang telah dipilih pada tahap recruitment yang antara lain para calon tenaga kerja akan mengikuti beberapa test standar perusahaan untuk dapat diterima di perusahaan tersebut.

c)    Pengembangan dan evaluasi karyawan

Tenaga kerja harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugasnya. maka diperlukan pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih menguasai bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.

d)   Memberikan kompensasi dan proteksi

Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada  perusahaan. Proteksi perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja perkerja tersebut dapat tetap maksimal.

b.      Struktur organisasi

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian baik secara posisi maupun tugas yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai suatu tujuan. Ada beberapa macam struktur organisasi, diantaranya adalah :

Ø  Struktur organisasi fungsional

Struktur Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.Pada organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan semua para karyawan nya, selama masih dalam hubungan pekerjaan. Sehingga seorang pekerja dapat saja diperintah oleh lebih dari satu pimpinan sesuai dengan keahiannya.

Ciri-ciri struktur organisasi fungsional adalah :

v  Organisasi kecil

v  terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli

v  Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

v  Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

v  Pengawasan dilakukan secara ketat

Kelebihan struktur organisasi fungsional :

v  Efisiensi melalui spesialisasi

v  Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

v  Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

v  Dapat mendelegasi keputusan operasional sehari-hari

v  Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Kekurangan struktur organisasi fungsional :

v  Menyebabkan spesialisasi yang sempit

v  Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

v  Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

v  Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

v  Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

v  Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas

Ø  Struktur organisasi divisional

Struktur organisasi divisional  adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam suatu organisasi.  Struktur organisasi divisional dibagi kedalam :

o   Struktur produk

struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .

o   Struktur pasar

struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

o   Struktur geografis

organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.

Kelebihan struktur organisasi divisional :

o   Koordinasi antarfungsi menjadi lebih mudah dan cepat

o   Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

o   Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

o   Kesempatan karir lebih terbuka

o   Menimbulkan kompetisi di dalam organisasi

o   Beban rutin CEO berkurang sehingga mempunyai waktu untuk keputusan strategis

Kekurangan struktur organisasi divisional :

o   Menambah biaya karena adanya duplikasi karyawan, operasi, dan investasi

o   Kompetisi disfungsional antardivisi bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan

o   Kesulitan dalam mempertahankan citra perusahaan

o   Terlalu menekankan pada kinerja jangka pendek

c.       Sistem Penggajian

Sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Beberapa contoh system penggajian adalah sebagi berikut :

o   Sistem Gaji Tetap

Pegawai mendapatkan gaji yang relatif. Walau lembur atau absenpun gajinya tetap dan tidak akan berubah-ubah.

o   Sistem Gaji Tetap Bervariasi

Beda seperti system gaji tetap, jika lembur atau ada tambahan lainnya semisal prestasi maka akan dapat tambahan gaji.

o   Sistem Gaji Variabel

Sistem ini pegawai akan mendapat gaji proporsional dengan prestasi. Satuan prestasi bisa dalam bentuk jam kerja atau unit produksi dan sebagainya.

Berdasarkan hasil penulisan diatas, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi yang ada dalam suatu perusahaan memiliki beberapa elemen yang kompleks. Walaupun begitu kompleks, struktur tersebut harus dapat dipelajari agar berbagai tipe yang ada dalam SDM dan organisasi dapat dipahami.

Fungsi divisi atau department SDM juga merupakan salah satu  divisi yang penting dalam perusahaan yang apabila divisi ini tidak ada atau bermasalah, maka dampak nya akan terkena langsung oleh suatu perusahaan tersebut.

3.      Aspek Pemasaran

Pemasaran merupakan proses penyusunan komunikasi terpadu yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai barang dan jasa dalam kaitannya dengan memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Pemasaran dimulai dengan pemenuhan kebutuhan manusia yang kemudian bertumbuh menjadi keinginan manusia.  Proses dalam pemenuhan kebutuhan dan keinginan manusia inilah yang menjadi konsep pemasaran. Mulai dari pemenuhan produk (product), penetapan harga (price), pengiriman barang (place), dan mempromosikan barang (promotion). Seseorang yang bekerja dibidang pemasaran disebut pemasar. Pemasar ini sebaiknya memiliki pengetahuan dalam konsep dan prinsip pemasaran agar kegiatan pemasaran dapat tercapai sesuai dengan kebutuhan dan keinginan manusia terutama pihak konsumen yang dituju seperti spesifikasi produk.

Dalam memasarkan produk teknologi informasi, PT. Metrodata Electronics, Tbk menerapkan strategi-strategi distribusi, strategi promosi, dan strategi SWOT. Mereka melakukan pemasaran dengan iklan di internet dan website yang mereka punya. Mereka juga mendirikan anak usaha maupun usaha patungan yang dibagi 6 unit.

Ø  Spesifikasi produk/jasa

Spesifikasi produk merupakan suatu peluang yang diambil dari ketertarikan kebutuhan konsumen berdasarkan kuisioner serta untuk melihat kondisi pesaing berdasarkan padapengetahuan teknis. Kebutuhan tersebut merupakan sesuatu yang diinginkan dan diapresiasi oleh konsumen. Produk atau jasa yang ditawarkan pada PT. Metrodata Electronics, Tbk, mereka dibagi dalam 6 unit yang mempunyai produk dan jasa masing-masing, yaitu :

· Bisnis Distribusi (PT. Synnex Metrodata Indonesia) yang menangani bidang usaha distribusi Teknologi Informasi Komunikasi.

· Bisnis Solusi (PT. Mitra Integrasi Informatika) yang menyediakan solusi lengkap mulai dari disain dan blue print, konsultasi, implementasi, dukungan, pemeliharaan, managed services dan pelatihan.

· Bisnis Konsultasi (PT. Soltius Indonesia) yang menawarkan keahlian dalam bidang solusi transformasi bisnis dan jasa konsultasi.

· Bisnis Retail (PT. My Icon Technology) yang menyediakan produk-produk TIK secara ritel dan langsung kepada konsumen selaku pengguna akhir.

· Bisnis Network (PT. Logicalis Metrodata Indonesia) yang menawarkan jasa dan solusi jaringan.

· Bisnis Layanan Telekomunikasi (PT. Xerindo Technologi) yang menyediakan jasa perencanaan radio, instalasi, pengujian/commisioning, perawatan.

Ø  Analisis situasi pasar

Analisa pasar dilakukan untuk menemukan peluang bisnis dan potensi yang bisa dimanfaatkan. Besarnya potensi tersebut bisa diukur dengan berbagai faktor, terutama keberterimaan suatu produk atau jasa di wilayah tertentu. Bisnis bisa berjalan selama masih ada konsumen yang mau membeli produk atau jasa tertentu untuk memenuhi kebutuhan mereka. Produk atau jasa keuangan disediakan oleh pebisnis untuk memenuhi kebutuhan ini. Analisa pasar adalah faktor paling penting yang tidak boleh dilewatkan sebelum melakukan usaha tertentu. Hasil dari analisa tersebut akan sangat berguna untuk mengetahui seberapa besar potensi bisnis yang ada dan berapa lama suatu bisnis bisa bertahan.

Strategi pemasaran meliputi :

· Produk

· Harga

· Jalur distribusi

· Promosi atau penjualan

Ø  Analisis persaingan

Analisa persaingan merupakan sebuah usaha untuk mengidentifikasi ancaman, kesempatan, ataupermasalahan strategis (strategy question) yang terjadi sebagai akibat dari perubahan persaingan potensial, serta kekuatan dan kelemahan pesaing. Keberhasilan bisnis salah satunya ditentukan oleh kemampuan memahami pesaing. Dengan kemampuan tersebut dapat menopang manajemen dalam memutuskan dimana akan bersaing dan bagaimana posisi diantara pesaing. Dengan demikian, analisis dilakukan dengan cara identifikasi industri dan karakteristiknya, identifikasi bisnis di dalam industri, kemudian masing-masing bisnis pun dievaluasi, prediksi aktifitas pesaing termasuk identifikasi pesaing baru yang mungkin menerobos pasar maupun segmen pasar.

Strategi pemasaran pesaing utama meliputi :

a. Produk

· Mutu

· Desain

b. Harga

· Harga satuan

· Syarat pembayaran

· Diskon penjualan

c. Promosi

· Lefleat & brosur

· Iklan di media cetak

· Internet

Ø  Media promosi berbasis TI

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan media promosi, seperti :

· Sebisa mungkin maksud dan tujuan tersampaikan dengan baik

· Jangan hanya berisi tulisan, tambahkan gambar agar terlihat lebih menarik

· Pemilihan font yang tepat juga perlu diperhatikan agar dapat terbaca dengan jelas

4.      Aspek Keuangan

Keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan penentuan investasi jangka panjang sebuah perusahaan, berguna untuk mendapatkan dana untuk membayar, dan memimpin kegiatan keuangan harian sebuah perusahaan.

Ø  Komponen-komponen Biaya

Secara umum dalam pelaksanaan proyek, komponen biaya dibagi atas :

· Biaya personil adalah komponen-komponen biaya yang dikeluarkan untuk membayar honor dan gaji tim kerja yang bekerja dengan kita. Hitung komponen biaya berdasarkan kesepakatan dengan anggota tim, apakah akan berdasarkan orangperjam/man-hour, orang perhari/man-day atau orang perbulan/man-month. Masukkan seluruh anggota tim kerja dari mulai manajer proyek sampai office-boy yang membantu kelancaran pekerjaan tim.

· Biaya nonpersonil adalah komponen-komponen biaya yang harus dikeluarkan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan proyek.

Ø  Estimasi Biaya

Definisi perkiraan biaya adalah seni memperkirakan kemungkinan jumlah biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan yang didasarkan pada informasi yang tersedia pada waktu itu. Berdasarkan definisi dariIman Soeharto_National Estimating Society USA, perkiraan biaya mempunyai pengertian sebagai berikut :

· Perkiraan biaya yaitu melihat, memperhitungkan dan mengadakan perkiraan atas hal-hal yang akan terjadi selanjutnya

· Analisis biaya yang berarti pengkajian dan pembahasan biaya yang pernah ada yang digunakan sebagai informasi yang penting

Kualitas estimasi sangat ditentukan oleh :

· Tersedianya data dan informasi

· Teknik dan metode yang digunakan

· Kecakapan dan pengalaman estimator

· Tujuan pemakaian perkiraan biaya

Ø  Dasar-dasar Penyusunan Anggaran

Budget (anggaran) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan (yang menimbulkan penerimaan/hak dan juga pengeluaran/kewajiban), yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu/periode tertentu yang akan datang.

Rencana tersebut memiliki spesifikasi- spesifikasi tertentu, seperti :

· disusun secara sistematis,

· mencakup seluruh kegiatan perusahaan, dan dinyatakan dalam satuan moneter/uang

Meliputi seluruh kegiatan perusahaan :

· Fungsi produksi

· Fungsi pembelanjaan/keuangan

· Fungsi administrasi

· Fungsi pemasaran

· Fungsi personalia

Untuk waktu yang akan datang.

Ø  Penyusunan cashflow perusahaan

Cash flow atau aliran kas merupakan sejumlah uang kas yang keluar dan yang masuk sebagai akibat dari aktivitas perusahaan dengan kata lain adalah aliran kas yang terdiri dari aliran masuk dalam perusahaan dan aliran kas keluar perusahaan serta berapa saldonya setiap periode.

Hal utama yang perlu selalu diperhatikan yang mendasari dalam mengatur arus kas adalah memahami dengan jelas fungsi dana/uang yang kita miliki, kita simpan atau investasikan. Secara sederhana fungsi itu terbagi menjadi tiga yaitu :

1) Fungsi likuiditas, yaitu dana yang tersedia untuk tujuan memenuhi kebutuhan sehari-hari dan dapat dicairkan dalam waktu singkat relatif tanpa ada pengurangan investasi awal.

2) Fungsi anti inflasi, dana yang disimpan guna menghindari resiko penurunan pada daya beli di masa datang yang dapat dicairkan dengan relatif cepat.

3) Capital growth, dana yang diperuntukkan untuk penambahan/perkembangan kekayaan dengan jangka waktu relatif panjang.

Aliran kas yang berhubungan dengan suatu proyek dapat di bagi menjadi tiga kelompok yaitu :

a) Aliran kas awal (Initial Cash Flow) merupakan aliran kas yang berkaitan dengan pengeluaran untuk kegiatan investasi misalnya; pembelian tanah, gedung, biaya pendahuluan, dsb. Aliran kas awal dapat dikatakan aliran kas keluar (cash out flow).

b) Aliran kas operasional (Operational Cash Flow) merupakan aliran kas yang berkaitan dengan operasional proyek seperti; penjualan, biaya umum, dan administrasi. Oleh sebab itu aliran kas operasional merupakan aliran kas masuk (cash in flow) dan aliran kas keluar (cash out flow).

c) Aliran kas akhir (Terminal Cash Flow) merupakan aliran kas yang berkaitan dengan nilai sisa proyek (nilai residu) seperti sisa modal kerja, nilai sisa proyek yaitu penjualan peralatan proyek.

Laporan arus kas (cash flow) mengandung dua macam aliran/arus kas yaitu :

Ø  Cash inflow

Cash inflow adalah arus kas yang terjadi dari kegiatan transaksi yang melahirkan keuntungan kas (penerimaan kas). Arus kas masuk (cash inflow) terdiri dari :

· Hasil penjualan produk/jasa perusahaan

· Penagihan piutang dari penjualan kredit

· Penjualan aktiva tetap yang ada

· Penerimaan investasi dari pemilik atau saham bila perseroan terbatas

· Pinjaman/hutang dari pihak lain

Penerimaan sewa dan pendapatan lain.

Ø  Cash out flow

Cash out flow adalah arus kas yang terjadi dari kegiatan transaksi yang mengakibatkan beban pengeluaran kas. Arus kas keluar (cash out flow) terdiri dari :

· Pengeluaran biaya bahan baku, tenaga kerja langsung dan biaya pabrik lain-lain

· Pengeluaran biaya administrasi umum dan administrasi penjualan

· Pembelian aktiva tetap

· Pembayaran hutang-hutang perusahaan

· Pembayaran kembali investasi dari pemilik perusahaan

· Pembayaran sewa, pajak, deviden, bunga dan pengeluaran lain-lain

Laporan keuangan tahun 2011 dari PT. Metrodata Electronics, Tbk yaitu penjualan tahun 2011 sebesar Rp 4,4 triliun, meningkat sebesar 11,5% dibandingkan dengan penjualan tahun sebelumnya yaitu sebesar Rp 3,9 triliun. Sesungguhnya pertumbuhan penjualan perusahaan melebihi 11,5%, mengingat adanya perubahan struktur kepemilikan anak perusahaan di tahun 2011 dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Di tahun 2011, perusahaan tidak lagi mengkonsolidasikan E Metrodata Com (“EMC”) yang telah didivestasikan pada akhir tahun 2010. EMC sendiri memberikan kontribusi penjualan sebesar 15,8% dari total penjualan konsolidasi MTDL tahun 2010.

Adapun divestasi EMC di akhir tahun 2010 terkait dengan Put Option yang dilaksanakan oleh MTDL untuk memitigasi dampak dari akuisisi Sun Microsystems Inc oleh Oracle USA Inc. MTDL melakukan divestasi atas seluruh saham EMC tersebut (51% kepemilikan saham) senilai USD 8,8 juta kepada mitra venturanya– BT Frontline Pte Ltd. Sebagai informasi, sebelum divestasi, EMC memiliki 60% saham dalam PT Sun Microsystems Indonesia, di mana 40% sisanya dimiliki oleh Sun Microsystems Inc. Di awal tahun 2011, MTDL mewujudkan harapan melalui unit bisnis distribusi yaitu PT Metrodata E Bisnis yang kini berubah menjadi PT Synnex Metrodata Indonesia (“SMI”), yang melakukan joint venture dengan King’s Eye Investment Limited, British Virgin Island (“Synnex”), salah satu anak perusahaan Synnex Technology International Corp, di mana SMI memperoleh setoran modal tambahan sebesar Rp 150 miliar dari Synnex, sehingga kepemilikan SMI menjadi 50% MTDL dan 50% Synnex. Synnex adalah perusahaan Distributor TI global ketiga terbesar di dunia yang berpusat di Taiwan.

Dampak dari divestasi EMC dan bergabungnya Synnex dalam bisnis distribusi MTDL adalah memperkuat struktur keuangan perusahaan, mengembangkan pengetahuan atas proses distribusi yang lebih efisien dan efektif, serta menambah diversifikasi produk TI yang dapat dijual. Dengan bergabungnya Synnex ke dalam SMI (anak perusahaan), serta meningkatnya kinerja di bisnis solusi dan konsultasi TI, MTDL mampu untuk terus mendorong pertumbuhan penjualan agar laba bersih yang dihasilkan setelah “divestasi EMC” terus meningkat. Selanjutnya biaya operasional perusahaan menurun dari Rp 276,6 miliar pada tahun 2010 menjadi Rp 219,8 miliar di tahun 2011, yang tentunya selain karena tidak dikonsolidasikannya EMC juga karena program efisiensi yang telah berhasil dijalankan. Dengan pencapaian pertumbuhan penjualan dan menurun-nya biaya operasional, MTDL berhasil meningkatkan laba bersihnya dari Rp 30,4 miliar di tahun 2010 menjadi sebesar Rp 43,4 miliar di tahun 2011 (bertumbuh 42,8%).